A organização de um encontro requer cuidado na sua organização dado que abrange um conjunto diversificado de tarefas, desde o contacto com a empresa que disponibiliza as suas instalações para receber a comunidade G2PT, passando pela divulgação do evento, até ao acompanhamento necessário no dia do próprio encontro.

De modo a facilitar, segue a lista de tarefas necessárias executar quando se organiza um encontro.

Planear as datas dos Encontros

  • Começar por planear as datas em que se pretende realizar os encontros, tendo em consideração o seguinte:
    • a disponibilidade das embaixadoras em assegurar os eventos nesses dias;
    • feriados e pontes que podem prejudicar a adesão dos participantes (por exemplo, se for altura de férias ou fim de semana prolongado);
    • eventos importantes a decorrer no mesmo dia/hora nessa cidade.

Contactar uma empresa/entidade

  • Escolher a empresa na qual se pretende organizar o evento, seja porque se conhece alguém que lá trabalha, ou porque a empresa é conhecida no meio e pode ser interessante para a comunidade visitar as suas instalações.
  • Contactar a empresa através de alguém que faça parte da rede de contactos das embaixadoras ou dirigir um email para a equipa de Recursos Humanos da empresa (que são quem normalmente trata destes assuntos) – existe um template de email para apoiar neste primeiro contacto com a empresa).
    • Ao remeter o pedido para a empresa, convém sugerir uma data mas deixar a possibilidade de realizar numa outra data futura que seja favorável tanto para as Embaixadoras como para a empresa.
    • É também importante questionar a empresa sobre a capacidade do espaço em que o evento irá decorrer, de modo a saber quantas vagas podem ser abertas (deve ser deixada uma pequena margem para as desistências de última hora).

Contactar oradoras

  • Escolher as oradoras dando sempre prioridade a oradoras femininas (só em casos particulares devem ser contactados homens como oradores):
    • Pessoas da rede de contactos das Embaixadoras.
    • Participantes de encontros anteriores que tenham mostrado interesse em serem oradoras.
    • Participantes de encontros anteriores que pareçam ter algo interessante para partilhar com a comunidade
    • Recorrer às Active Geeks que se inscreveram como oradoras através do site Geek Girls Portugal (listagem enviada regularmente para o email da cidade).
  • Contactar e convidar as oradoras para o evento.
    • Caso a oradora não tenha disponibilidade para a data do evento, questioná-la se poderá colaborar em futuros encontros, tentando manter sempre uma base de dados ativa de oradoras a quem se pode recorrer para organizar os futuros encontros.
    • Caso a oradora aceite o convite, é necessário pedir a seguinte informação:
      • Nome, foto e linkedin da oradora
      • Título e breve descrição da talk

Promover o evento

Após ter data, local e oradoras definidas, deve iniciar-se a promoção o evento.

  • Criação da imagem de capa do evento
    • Copiar o template 
    • No novo ficheiro, preencher a seguinte informação:
      • ID do evento (a seguir ao #)
      • Cidade do evento
      • Oradoras: fotografia(s), nome(s) e título(s) da talk(s) – as fotografias devem ser pedidas à oradoras, mas por omissão utiliza-se as do Linkedin.
  • Criar o evento no Eventbrite e abrir inscrições.
    • Deixar uma margem do número de participantes para aquelas desistências de última hora e balancear as vagas de Geek Girl e Geek Boy (normalmente a rondar os 20% para homens para dar prioridade às mulheres).
    • Colocar as situações particulares, nomeadamente, se o encontro tem almoço incluído, perceber se o participante fica ou não para almoço, de modo a não haver desperdícios.
  • Enviar um email para a mailing list do GoogleGroups (G2PT@googlegroups.com).
  • Partilhar no Slack.
  • Criar o evento na página de Facebook.

Gerir as inscrições

Com as inscrições abertas e o evento divulgado, é necessário gerir as inscrições.

  • Voltar a publicitar o evento nas redes sociais e com o apoio de parceiros, caso ainda haja vagas para o evento.
  • Gerir a lista de espera caso esta exista, nomeadamente, enviando um email para os inscritos no sentido de perceber se querem manter a vaga ou se já não têm disponibilidade e podem ceder a vaga a outro participante
    • Posteriormente emitir os bilhetes para as pessoas em lista de espera, assim que houver nova vaga (na plataforma Eventbrite).
  • No dia anterior (ou no dia acordado), informar a empresa do número de participantes inscritos e de quantos ficam para almoço (quando aplicável).

Registo/ acolhimento dos participantes no dia do evento

No dia anterior ao evento é necessário preparar o seguinte:

  • Imprimir a lista dos participantes inscritos, extraída diretamente do Eventbrite (no momento do registo serve para anotar quem realmente foi ao evento).
  • Fazer e imprimir autocolantes identificativos para entregar a cada participante no momento do registo. Este ponto não é obrigatório pois implica custos, mas sendo possível fazer é excelente, pois a identificação dos participantes facilita o networking entre as pessoas.

No dia do evento é necessário assegurar o acolhimento dos participantes.

  • A anotação das presenças dos participantes irá ajudar a gerir as inscrições dos próximos eventos, sendo que se fica com uma ideia de quantas pessoas se inscrevem e em média quantas faltam no dia, e também se consegue verificar aquelas inscrições de pessoas que depois recorrentemente faltam aos encontros, ocupando uma vaga que poderia ser para outra pessoa (por exemplo, alguém em lista de espera).
    • Nas situações em que uma pessoa se inscreve e falta recorrentemente, as embaixadoras devem decidir qual a melhor abordagem para as gerir: alertar a pessoa via email (sempre de forma diplomática), desconsiderá-la sempre que se inscreve, etc. Cada caso é um caso e deve ser avaliado com a equipa de Embaixadoras da cidade.
  • Durante o check-in/acolhimento dos participantes pode ser distribuído merchandising da comunidade Geek Girls Portugal, caso exista.
    • Já houve casos em que se conseguiram patrocínios para crachás e sacas que depois foram distribuídos por algumas cidades. Também é possível imprimir autocolantes com o logótipo das G2PT que depois podem ser utilizados para a identificação dos participantes do evento (contactar o Grupo de Gestão caso se pretenda fazer merchandising).

Moderar o evento

Além do registo/acolhimento, cabe às embaixadoras receber as oradoras (garantindo que têm todas as condições para apresentar as talks) e moderar o evento.

  • Iniciar o Encontro apresentando-se e agradecendo à empresa que está a receber o evento por toda a disponibilidade demonstrada e por apoiar o projeto da comunidade Geek Girls Portugal.
  • Apresentar a comunidade G2PT, pois existem sempre pessoas novas ou que já não apareciam há bastante tempo. A apresentação encontra-se aqui (em PT e EN): https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1YTmIYoqN6BcgCEFxuwiLGgazCVrNNQTu
  • Antes de cada talk, apresentar a oradora que se segue e o tema que vai apresentar.
  • No final da talk é importante gerir as perguntas que possam surgir do público ou então lançar uma questão de modo a motivar a discussão/debate (por vezes, os participantes precisam daquele “empurrãozinho” para começarem a participar).
  • Após as talks das oradoras, passar a palavra a alguém da empresa/entidade para apresentarem a organização e fazerem depois a tour pelas instalações (quando a empresa o permite).
  • Antes de encerrar o encontro e os participantes passarem para o networking, devem ser anunciados os próximos eventos (Encontros, Workshops..) caso já tenham datas definidas para as pessoas fazerem um “Save the date”.

Cobertura fotográfica do evento

  • Durante o evento as Embaixadoras devem tirar fotos dos participantes, das oradora e do espaço para irem atualizando as páginas de Facebook, Twitter e Instagram.
    • No início do evento deve ser criado um Álbum de Fotos na página do Facebook com o Formato G2PT[nº do evento] – [nome da cidade] @[nome da empresa/local onde se realiza o evento] e adicionar todas as fotos que forem tiradas.
    • Importante: tagar a empresa/local onde está a ser realizado o evento ou um patrocinador, pois é uma forma de promover a entidade que está a apoiar na realização do Encontro (retribui-se o apoio através de publicidade).

Responsabilidades do parceiro

Como a comunidade G2PT não tem estatuto jurídico, nem NIF associado, todos os custos são suportados pelo parceiro (empresa/entidade), sendo que este ponto deve ficar esclarecido com o parceiro desde o início dos contactos.

O parceiro fica responsável pelo seguinte:

  • Garantir o espaço.
  • Garantir o welcome coffee.
  • Garantir o almoço / coffee break (caso aplicável).
  • Garantir os meios audiovisuais necessários para a realização do evento.
  • Apresentar o seu projeto.
  • Realizar uma visita às suas instalações (quando se aplica).

Importante: pontos devem ficar bem esclarecidos e explícitos desde o início dos contactos com o parceiro.